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Checkliste DACHELA:
Termine:
| Anzahl Tage vor Termin | To do | zuständig | Termin 2013: 26. und 27.2.2013 | erledigt |
| ca. 70 | Anmeldung/Call for Papers, Mail an Listen (DACHELA, SMUG-DACH, lokale Liste) | DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation | 21.12.2012, Erinnerung | 1. Mail ok |
| ca. 70 | Programm Planung: Ex Libris, Teilnehmer, allenfalls externe Präsentationen | DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation | 21.12.2012 | ok, im Gange |
| ca. 14 | Mail-Erinnerung 1 Woche vor Anmeldeschluss (Anmeldeschluss ca. 10 Tage vor Tagung, gemäss Vorgaben Catering) Hinweis auf fixiertes Programm |
DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation | 11.2.2013 | |
| ca. 14 | Mail an Präsentierende Bedingungen vor Ort, technische Ausrüstung, Präsentationen einreichen | DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation | 11.2.2013 | |
| Nachbereitung | Präsentationen, Checkliste DACHELA aktualisieren | DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation | 28.2.2013 |
Vorbereitung:
| Teilnehmer | um 100 Personen |
| Catering | Mittagessen (zwei Tage) |
| Kaffeepausen (Nachmittag 1. Tag, Vormittag 2. Tag und Nachmittag 2. Tag) | |
| Abendessen, Buffet | |
| Räume | 1 großer Raum (ca. 100 Pers.), 1 kleinerer Raum (ca. 30-40) |
| Rednerpult / Tische | |
| Technik: PCs, Beamer, Mikro, Licht, Tisch, Sessel, Klimaanlage | |
| Technik Software: PowerPoint, Webbrowser, Acrobat Reader, Sonstiges? | |
| Tragungsprogramm | Brainstorming, Entwurf |
| Kontakt zu Präsentierenden, Wünsche einholgen, Vorgaben weiterleiten | |
| Abstracts? | |
| Moderationen | |
| Raumzuteilung | |
| Endgültiges Programm, Ausdruck für Tagung | |
| Sponsoren | Firmen, Beiträge |
| Stand / Stände: plus Angaben zu Trennwänden, EDV-Strom (Internet), Licht, Tisch(e) (welches Format?), Sessel (Anzahl) | |
| Gemeinsames Dankschreiben? | |
| Inforamtionen auf Webseite | www.dachela.org |
| Ort (inkl. Lageplan und Hotelinfos) | |
| Programm | |
| Anmeldung Formular? | |
| Teilnehmerliste | |
| Sponsoren | |
| Abgeben vor Ort | Namensschilder (Klebeetiketten) |
| Tagungsunterlagen (Programm, Teilnehmerliste) | |
| Begrüssung am ersten Tag, Tagungsorganisation (Zeiten, Orte) Spezialhinweise | |
| Hinweisschilder und Wegweiser | |
| einige Stadtpläne, Info zu Busfahrplänen etc. bereit halten | |
| Sponsoren - was brauchen sie? Unterlagen give Away's Sponsoren? | |
| Wasserflaschen Vortragende | |
| Sponsoren |
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