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Checkliste DACHELA:

Termine:

Anzahl Tage vor Termin To do zuständig Termin 2013: 26. und 27.2.2013 erledigt
ca. 70 Anmeldung/Call for Papers, Mail an Listen (DACHELA, SMUG-DACH, lokale Liste) DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation 21.12.2012, Erinnerung 1. Mail ok
ca. 70 Programm Planung: Ex Libris, Teilnehmer, allenfalls externe Präsentationen DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation 21.12.2012 ok, im Gange
ca. 14 Mail-Erinnerung 1 Woche vor Anmeldeschluss (Anmeldeschluss ca. 10 Tage vor Tagung, gemäss Vorgaben Catering)
Hinweis auf fixiertes Programm
DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation 11.2.2013  
ca. 14 Mail an Präsentierende Bedingungen vor Ort, technische Ausrüstung, Präsentationen einreichen DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation 11.2.2013  
Nachbereitung Präsentationen, Checkliste DACHELA aktualisieren DACHELA SprecherIn, Tagungsorganisation 28.2.2013  

Vorbereitung:

Teilnehmer um 100 Personen
Catering Mittagessen (zwei Tage)
  Kaffeepausen (Nachmittag 1. Tag, Vormittag 2. Tag und Nachmittag 2. Tag)
  Abendessen, Buffet
Räume 1 großer Raum (ca. 100 Pers.), 1 kleinerer Raum (ca. 30-40)
  Rednerpult / Tische
  Technik: PCs, Beamer, Mikro, Licht, Tisch, Sessel, Klimaanlage
  Technik Software: PowerPoint, Webbrowser, Acrobat Reader, Sonstiges?
Tragungsprogramm Brainstorming, Entwurf
  Kontakt zu Präsentierenden, Wünsche einholgen, Vorgaben weiterleiten
  Abstracts?
  Moderationen
  Raumzuteilung
  Endgültiges Programm, Ausdruck für Tagung
Sponsoren Firmen, Beiträge
  Stand / Stände: plus Angaben zu Trennwänden, EDV-Strom (Internet), Licht, Tisch(e) (welches Format?), Sessel (Anzahl)
  Gemeinsames Dankschreiben?
Inforamtionen auf Webseite www.dachela.org
  Ort (inkl. Lageplan und Hotelinfos)
  Programm
  Anmeldung Formular?
  Teilnehmerliste
  Sponsoren
Abgeben vor Ort Namensschilder (Klebeetiketten)
  Tagungsunterlagen (Programm, Teilnehmerliste)
  Begrüssung am ersten Tag, Tagungsorganisation (Zeiten, Orte) Spezialhinweise
  Hinweisschilder und Wegweiser
  einige Stadtpläne, Info zu Busfahrplänen etc. bereit halten
  Sponsoren - was brauchen sie? Unterlagen give Away's Sponsoren?
  Wasserflaschen Vortragende
  Sponsoren
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